E-mailek, termékleírások és rendelések – a billentyűzet nézése nélkül

Egy kis cégben te írsz

Egy kisvállalkozásban a szövegeket általában nincs kinek átadni. A reklamációra adott választ, az új termék leírását, a beszállítónak szóló e-mailt és a hírlevél szövegét gyakran ugyanaz az ember írja meg. Talán éppen te.

Az írás könnyen elvész a napban. Nem látszik munkának, pedig a munka nagy részét kiteszi. A Microsoft 2023-ban az irodai alkalmazásainak adataiból azt találta, hogy az átlagos munkavállaló az idejének 57%-ában kommunikál: értekezleteken, e-mailben és gyors üzenetekben. A webshop-tulajdonos ezen felül termékleírásokat, rendelésekhez fűzött megjegyzéseket és válaszokat ír az értékelésekre.

Egy átlagos nap egy kis webshopban így nézhet ki: reggel válaszolsz az éjszakai üzenetekre, délelőtt rendelésekkel és számlákkal foglalkozol, délután új termékek leírását írod, este pedig még válaszolsz egy értékelésre. Ezek mind gépelést jelentenek, csak nem így hívjuk őket.

Az Ujjrend nem változtat azon, mennyit kell megírnod. Azon viszont igen, hogyan megy: kevesebb betűkeresés, kevesebb javítás, és több figyelem arra, amit mondani szeretnél.

Ha a szövegeket te írod, a billentyűzet előtt töltött minden perc a te perced.

Az ügyfelek írnak, te válaszolsz

Az online vásárlás ma már mindennapos. Minden vásárlás hozhat egy kérdést, egy módosítást vagy egy reklamációt, és ezekre neked kell válaszolnod.

A gyors és érthető válasz a szolgáltatás része. Ha gépelés közben a betűket keresed, minden e-mail tovább tart, és könnyebben átsiklik a szemed egy elírt néven, címen vagy összegen.

A sablonválaszok sok gépeléstől megkímélnek, de azokat is minden alkalommal igazítani kell: megszólítás, rendelésszám, a konkrét probléma, új szállítási határidő. Pont ezeken a helyeken fáj a legjobban egy elütés, mert egy konkrét emberre és a pénzére vonatkozik.

Tízujjas gépelésnél a szemed a képernyőn marad, így az elütést rögtön észreveszed. És ha elbizonytalanodsz a válasz hangnemében, marad időd elküldés előtt még egyszer elolvasni. Ezeket a szövegeket írod a webshopban újra és újra:

• válaszok a vásárlás előtti kérdésekre,
• a módosítások és a szállítási határidők megerősítése,
• reklamációk és visszaküldések,
• válaszok az értékelésekre és a hozzászólásokra,
• e-mailek a beszállítóknak és a futárszolgálatoknak (például GLS, Foxpost, Packeta).

Az idő pénz, de számoljunk tisztességesen

Az American Express és a Small Business Saturday kezdeményezés felmérésében 1000 brit kis- és középvállalkozás tulajdonosa becsülte meg, hogy átlagosan heti 11 órát fordít adminisztrációra és pénzügyekre. Ez brit felmérés, és becslésekről van szó, nem mérésekről. Mégis jól mutatja, mennyi idő megy el az értékesítésen kívül.

Hogy ebből mennyi a puszta gépelés, cégenként más. Saját szövegnél ráadásul gondolkodsz is, így a billentyűzet nem az egyetlen fékező tényező. Egy 1999-es vizsgálatban az emberek másolás közben átlagosan 33 szót írtak percenként (kb. 165 leütés/perc), saját szövegnél csak 19-et (kb. 95 leütés/perc).

Egy példa a szemléltetésre: ha naponta 2000 szót írsz, és percenként 26 szót gépelsz – ez az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában a leglassabb tizedek határa, kb. 130 leütés/perc –, akkor a puszta gépelés nagyjából 77 percet vesz igénybe. Az átlagos 52 szó/perc (kb. 260 leütés/perc) mellett ez körülbelül 38 perc. A különbség napi közel 40 perc. A saját számaidat beírhatod a „Miért az Ujjrend” oldal kalkulátorába.

A céloknál is érdemes reálisnak lenni. Ha ma percenként 25 szót írsz, ne várd, hogy egy hét alatt megduplázod. Okosabb a trendet hétről hétre követni a gyakorlatok előzményeiben, és örülni annak, hogy kevesebb a hiba, és a szemed ritkábban téved a billentyűzetre.

A tanfolyam nem tünteti el az adminisztrációdat. De elvehet belőle azt az időt, amit most a betűk keresésével töltesz.

Írsz, miközben az ügyfél beszél

Egy telefonhívás az ügyféllel, a beszállítóval vagy a futárral gyakran azt jelenti, hogy egyszerre hallgatsz és írsz. Rendelésszám, cím, új határidő. Ha közben a billentyűket kell nézned, három helyre osztod a figyelmedet: a hívásra, a képernyőre és a billentyűzetre.

A finn Aalto Egyetem kutatói azt mérték, hová néznek az emberek gépelés közben. Akik tízujjal gépeltek, az idejük nagyjából ötödében néztek a billentyűzetre, az autodidakták 41%-ában. A szerzők hozzáteszik, hogy az autodidakták éppen azoknál a feladatoknál lehetnek hátrányban, ahol a képernyőt kell figyelni.

Tízujjas gépelésnél a kezed tudja, hol vannak a betűk, te pedig arra figyelhetsz, mit mond az ügyfél, és helyesen írtad-e le. Nem ígérjük, hogy az írás és a hallgatás egyszerre erőfeszítés nélkül megy. De ha megszűnik a billentyűkeresés, több figyelmed marad a beszélgetésre. Tipikus helyzetek, ahol ezt értékelni fogod:

• a szállítási cím vagy határidő módosítása hívás közben,
• jegyzetek a reklamációhoz, miközben az ügyfél elmondja a problémát,
• csomagszámok és kódok, amelyeket a futár diktál,
• a beszállítóval kötött megállapodás rögzítése videóhívás közben.

A szem a képernyőn, a fül az ügyfélnél, a kéz a billentyűzeten.

Rendelésszámok, összegek és dátumok

A webshop tele van számokkal: rendelésszámok, irányítószámok, telefonszámok, összegek, utalási közlemények és szállítási dátumok. A számoknál a helyesírás-ellenőrző nem segít. Egy felcserélt számjegy az összegben vagy az irányítószámban könnyen elkerüli a figyelmedet.

A magyar billentyűzeten a számjegyek a felső sorban Shift nélkül érhetők el, az olyan jelek viszont, mint a @ és a €, AltGr-ral íródnak, és ezt gyakorolni kell. Az Ujjrend hatodik modulja pontosan a számokról és jelekről szól: számjegyek, írásjelek, kukac, euró- és egyéb jelek, valamint a numerikus billentyűzet, amely összegeknél és táblázatoknál jön jól.

A dátumoknak és időpontoknak megvannak a maguk csapdái: pontok, kettőspontok és perjelek. A vesszőt és a pontot az alsó sorban találod, a kettőspontot Shifttel. Az Ujjrend az alsó sorról és a nagybetűkről szóló modulokban gyakoroltatja őket, a perjelet, a zárójeleket és a százalékjelet pedig a jelekről szóló modulban.

A kódok beírására épült a gépírás tanulásáról szóló klasszikus, 1978-as vizsgálat is. Brit postai dolgozók tanultak benne betű- és számkombinációkat gépelni a levélválogatáshoz. A leghatékonyabban azok tanultak, akik naponta egy órát gyakoroltak, nem azok, akik hosszú blokkokban.

Az Ujjrendben minden gyakorlat után látod, mely billentyűk lassítanak, és melyeket keversz össze. Ha a számjegyek, az eurójel vagy a kukac okoz gondot, felveheted őket a napi edzésbe.

Termékleírások és weboldal-szövegek

Egy jó termékleírás nem sikerül elsőre. Írsz, törölsz, áthelyezel mondatokat. Az ilyen írásnál a gépelés sebessége nem látszik annyira, mint másoláskor, mert az idő nagy részében gondolkodsz.

Mégis segít valami más. Az Aalto Egyetem kutatói észrevették, hogy a gyors gépelők minden betűt mindig ugyanazzal az ujjal ütnek le. Szerintük ez csökkenti a bizonytalanságot afelől, melyik ujjal melyik billentyűt kell megnyomni, és így a billentyűzet nézésének szükségét is. Ha nem a betűket keresed, nem kell megszakítanod a mondatot, amelyet éppen a fejedben formálsz.

Szövegszerkesztésnél a betűkön kívül is jól jön a biztonság: Shift, írásjelek, idézőjelek, zárójelek, százalékjel. Az Ujjrend ezeket is tartalmazza, ahogy az ékezetes nagybetűket is.

Ha új kollekció érkezik, és tucatnyi leírást írsz egyszerre, minden apróság megszorzódik. Egy zárójel keresése, egy elírt terméknév javítása, a tekintet visszatérése a billentyűzetről a szövegre. Külön-külön másodpercek, együtt egy délután szép darabja is lehet belőlük.

A cél nem a sebesség. A cél az, hogy a billentyűzet ne zavarjon gondolkodás közben.

Mit látsz minden gyakorlat után

Minden gyakorlat után olyan összesítést kapsz, aminek a könyvelőd is örülne: leütés/perc és szó/perc, hibaarány, pontosság, javított és javítatlan hibák, ritmus, minden billentyű reakcióideje és a leggyakoribb felcserélések, például a z és az y.

Egy webshopnak a javítatlan hibák a legérdekesebbek. Ezek mennének el az ügyfélhez. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában a beküldött szövegben átlagosan 1,2% volt a hibás karakter, miközben az emberek mondatonként több mint két hibát javítottak. A gyorsabb gépelők kevesebb hibát követtek el és javítottak.

Az egyes billentyűk reakcióideje megmutatja, hol bizonytalanodsz el. Ha például a ő vagy a 7-es számjegy nálad észrevehetően tovább tart, mint a többi billentyű, a napi edzés gyakrabban tűzi őket műsorra. Semmit sem kell beállítanod, az edzés magától összeáll.

A javítatlan hibát látja meg az ügyfél. Azt figyeld a legjobban.

Gyakorlás vállalkozói témájú szövegeken

Az Ujjrend gyakorlószövegei nem véletlenszerű szavak. Választhatsz témakörök között, például a vállalkozás, a webshop vagy a marketing és értékesítés világából. A szöveg leírása után egy rövid kérdés következik, így az ujjak edzése mellett a szakterületből is felfrissítesz valamit.

A napi edzés 5, 10, 15 vagy 20 percig tart. A gyenge billentyűidből, a gyengülni kezdő billentyűkből és a választott témakör szövegéből áll össze. Öt perc két csomag becsomagolása között is belefér.

Ha tudod, mi lassít, konkrét billentyűket is választhatsz. Például az ő-t és az ű-t, ha folyton elbizonytalanodsz rajtuk, vagy a számjegyeket, ha gyakran gépelsz be összegeket.

A szövegek magyarul vannak, ékezetekkel és írásjelekkel, így pontosan azt gyakorlod, amit utána az ügyfeleidnek írsz. A végén a kérdés emlékeztet rá, hogy a szöveg nem csupán betűsor, hanem tartalom is, amit érdemes megérteni.

Mennyi időt vesz igénybe

A tanfolyam 30 leckéből áll hat modulban, a végén záróvizsga van. Egy lecke 5–8 percig tart, összesen nagyjából két és fél–négy óra. Napi egy leckével nagyjából egy hónap alatt végzel.

Az alapokat viszonylag gyorsan el lehet sajátítani. Magas sebességhez viszont a kutatók szerint több száz óra célzott gépelés kell. Ezért a tanfolyam után a napi edzés folytatódik, és pontosan arra céloz, ami lassít.

Az elején lassabban mehet az írás, mint eddig, amíg a kezed megszokja az új helyeket. Ezért érdemes egy nyugodtabb héten kezdeni, nem közvetlenül a karácsonyi roham előtt.

A tanfolyam után néhány hetente ismételd meg a 3 vagy 5 perces sebességtesztet. A saját eredményeidet hasonlítod össze, nem másokéval, és látni fogod, hogy az edzés megjelenik-e a sebességben és a hibák számában.

Kezdj egy nyugodtabb héten, ne a szezon közepén.