E-mailek, jegyzőkönyvek és számlák – a billentyűzet nézése nélkül

Az iroda az íráson áll

Az irodai és adminisztratív munkák nagy részének a lényege a szöveg és az adat: titkárok, adatrögzítők, jegyzőkönyvvezetők, ügyfélszolgálatosok, recepciósok, könyvelési és bérügyi adminisztrátorok. Még ha a munkaszerződésed másként szól, a fő eszközöd valószínűleg ugyanaz: a billentyűzet.

Egy irodában sok mindent kell leírni: ügyfélkérések, iratkezelési tételek, szerződésszámok, határidők. Minden ilyen szöveg egy ember gépelésén megy át, és gyakran több ember dolgozik tovább vele.

Aki egész nap ír, annak megéri billentyűkeresés nélkül írnia.

E-mailek, chat és hibajegyek

A Microsoft 2023-ban az irodai alkalmazásainak adataiból azt találta, hogy az átlagos munkavállaló az idejének 57%-ában kommunikál: értekezleteken, e-mailben és chaten. A maradék 43% dokumentumokra, táblázatokra és prezentációkra jut.

Az e-mailt leggyakrabban használók negyede ugyanezen adatok szerint hetente 8,8 órát tölt benne. Ezek egy szoftvergyártó adatai a saját alkalmazásaiból, nem magyarországi statisztika. Jól mutatják viszont, mennyi munka zajlik írásbeli kommunikációban.

A sablonok és a kész válaszok sok gépeléstől megkímélnek, de minden alkalommal igazítani kell őket: megszólítás, szerződésszám, dátum, összeg és a konkrét kérés. Ezek a szövegrészek a legérzékenyebbek az elütésre. Aki nem néz a billentyűkre, az elütést azonnal észreveheti, nem csak az elküldött levélben.

Az Ujjrendben a gyakorlatba beilleszthetsz saját szöveget is, például egy e-mailt, amit minden héten megírsz. Ha ma azért hagysz el ékezeteket, mert keresed őket, a negyedik modul gyakoroltatja az ékezetes betűket (á, é, í, ó, ö, ő, ú, ü, ű). A helyesírás és nyelvtan témakör pedig a gyakorlás mellett felidéz néhány szót, vesszőt vagy nagybetűt.

A sablon megspórolja a gépelést. A nevet, a számot és az összeget azért te írod.

Másolás és jegyzőkönyvek

A másolást az irodában kevesen kerülik el: adatok papíralapú kérelmekből, szöveg beszkennelt dokumentumból, jegyzetek egy megbeszélésről vagy a főnök diktálása. Papírból másolva a tekintet vándorol az előlap, a képernyő és a billentyűzet között.

Az Aalto Egyetem kutatásában a tízujjas gépelők az idejük nagyjából ötödében néztek a billentyűzetre, az autodidakták 41%-ában. Aki nem néz a billentyűkre, az csak az előlap és a képernyő között váltogatja a tekintetét.

A jegyzőkönyv más műfaj. Nem szó szerint írsz, hanem hallgatsz, kiválasztod a lényeget, és megfogalmazod. Egy 1999-es vizsgálatban az emberek másolás közben átlagosan 33 szót írtak percenként (kb. 165 leütés/perc), saját szövegnél csak 19-et (kb. 95 leütés/perc). Jegyzőkönyvnél ezért az segít, ha az ujjaidnak nincs szükségük a figyelmedre, és az ott marad, amit mondanak.

Egy régi, személyes adatoktól mentes jegyzőkönyvet beilleszthetsz az Ujjrendbe saját szövegként, és azokat a szavakat edzheted, amelyeket tényleg használsz. A megbeszélésen aztán arra koncentrálj, amit pontosan kell rögzíteni:

• nevek és beosztások,
• határidők és időpontok,
• összegek és iratszámok,
• feladatok és a felelősök.

Űrlapok, rendszerek és az elütés ára

Az irodai munka nagy része adatrögzítés: kérelmek az iratkezelőbe, rendelések a vállalatirányítási rendszerbe, szerződések a nyilvántartásba, kérések a hibajegykezelőbe. Az elütés itt nem csak esztétikai hiba. Az első ránézésre helyes szám továbbmegy a számlába, a fizetésbe és a statisztikába.

A számláknál ez jól látszik. Ha egy kiállított számlán hiba van, javító vagy érvénytelenítő számlát kell kiállítani, tehát egy elütésből újabb irat lesz. Magyarországon a számlázóprogramok a számla adatait közvetlenül a NAV Online Számla rendszerébe továbbítják, így a hiba rögtön hivatalos adat is.

Hibázik mindenki. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában az elküldött szövegben átlagosan 1,2% volt a hibás karakter, pedig közben mondatonként több mint két javítást végeztek. A szemmel való ellenőrzés sem fog meg mindent. A Nevadai Egyetem (Las Vegas) kísérletében 412 hallgató keresett olyan hibákat, amelyeket a kutatók szándékosan helyeztek az adatok közé. A kettős bevitel, amikor az adatokat kétszer rögzítik, és összevetik őket, jóval pontosabb volt, mint a szemrevételezés és a hangos felolvasás.

Őszintén: a tízujjas gépelés önmagában nem szünteti meg a hibákat. Az Aalto Egyetem egy kisebb vizsgálatában a tízujjas gépelőknek nem volt kevesebb hibájuk az autodidaktákénál. Az viszont segít, hogy a hibát azonnal észreveheted, ha a szemed nem a billentyűkre jár, és hogy az Ujjrend minden gyakorlat után megmutatja, melyik billentyűket keveried. A fontos számokat így is vesd össze az eredetivel.

Az adathiba nem elütésnek látszik. Helyes számnak látszik.

IBAN, összegek és a numerikus billentyűzet

Az iroda tele van számokkal: adószámok, számla- és szerződésszámok, utalási közlemények, összegek, dátumok. Némelyikbe be van építve egy biztosíték. A magyar IBAN 28 karakter hosszú, és az országkód után két ellenőrző számjegy következik, amelyek alapján a program ellenőrzi, hogy a szám stimmel-e. Az összegnek nincs ilyen biztosítéka, és a számlaszámnak többnyire sincs: az 1 250 és az 1 520 is érvényes szám.

A magyar billentyűzeten a számjegyek a felső sorban Shift nélkül érhetők el, a számsor végén pedig az ö, ü és ó betűk vannak. Összegeknél és táblázatoknál ezért a numerikus billentyűzet segít. Az Ujjrendben saját leckéje van: a jobb mutatóujj a 4-esen, a középső az 5-ösön (a kiemelkedéssel), a gyűrűs a 6-oson áll, a nullát a hüvelykujj, az Entert a kisujj üti. Ha numerikus billentyűzet nélküli laptopon dolgozol, a leckét kihagyod.

Hogy miért számít, hová nézel, azt egy kis kísérlet mutatja a Swansea-i és a londoni egyetemről. Huszonkét ember száz tizedes számot adott meg egérkattintással egy infúziós pumpát utánzó képernyős számbillentyűzeten. A billentyűkre összesen több mint négy percig néztek, az eredményt mutató kijelzőre alig fél percig. Annál a felületnél, amely a kijelző figyelésére kényszerítette őket, több mint a fele kevesebb hiba maradt észrevétlen.

Nem tízujjas gépelésről volt szó, de a kísérlet megmutatja, mi történik, ha a szem a billentyűké, és nem az eredményé. Az Ujjrendben a számokat a tanfolyamon kívül is gyakorolhatod számjegyes, dátumos és árakat tartalmazó gyakorlatokkal, és minden gyakorlat után látod a leglassabb billentyűket és a leggyakoribb felcserélődéseket.

Az IBAN-nak van ellenőrző számjegye. Az összeget csak te ellenőrizheted.

Telefon a fülnél, kezek a billentyűzeten

A recepción, az ügyfélszolgálaton vagy a titkárságon gyakran hívás közben kell írni: név, szerződésszám, kérés, új időpont. Ha közben a billentyűket nézed, megosztod a figyelmedet a hívó, a képernyő és a billentyűzet között.

Az Aalto Egyetem kutatásában az autodidakták nagyjából kétszer annyi ideig néztek a billentyűzetre, mint a tízujjas gépelők. A szerzők hozzátették, hogy az autodidakták éppen azoknál a feladatoknál lehetnek hátrányban, ahol a képernyőt kell figyelni. Telefonálásnál ráadásul hallgatsz is.

Az ESENER 2024 európai felmérésben a munkahelyek 56%-a a kockázatok között említette a nehéz ügyfelekkel, betegekkel vagy tanulókkal való munkát is. A tízujjas gépelés nem csendesíti el a telefont. De ha a kezed tudja, hol vannak a betűk, több figyelmed marad a vonal másik végén lévő emberre.

Tipikus helyzetek, ahol ezt értékelni fogod:

• a kérés rögzítése, miközben a hívó még magyarázza,
• név, cím vagy szám, amelyet diktálnak neked,
• szerződés keresése a rendszerben hívás közben,
• megjegyzés a hibajegybe közvetlenül a hívás után, amíg minden a fejedben van.

A szem a képernyőn, a figyelem a hívón.

Szünetek és a munkahely kialakítása

A képernyős munkának saját munkavédelmi szabályai vannak, és ezeket a munkáltatónak kell betartania. A szünetek hosszát és gyakoriságát a hatályos magyar jogszabályok és a munkáltatói szabályzat határozza meg, ezért itt számot nem adunk meg. Ha bizonytalan vagy, kérdezd meg a munkahelyi munkavédelmi felelőst.

Az európai munkahelyeken a leggyakrabban jelzett két kockázat a mozgásszervekkel függ össze. Az EU-OSHA ESENER 2024 felmérésében, 30 ország több mint 41 000 munkahelyén a hosszú ülés (64%) megelőzte az ismétlődő kéz- vagy karmozgásokat (63%). A gépírás-tanfolyam ezeket a kockázatokat nem szünteti meg, és egészségesebb hátat nem ígérünk. Az amerikai OSHA viszont azt javasolja, hogy a számítógépes munkánál a fejet egyenesen és a törzzsel egy vonalban tartsd. Aki gyakran lehajtja a tekintetét a billentyűkre, éppen ebből a helyzetből indul ki.

A saját munkahelyeden érdemes néhány dologra figyelni:

• a billentyűzet legyen elválasztva a képernyőtől,
• a billentyűzet előtt legyen elég hely a kezek és az alkarok megtámasztására,
• a képernyő a szemtől kényelmes távolságra legyen, és a karakterek jól olvashatók legyenek,
• az iratokat stabil tartóra tedd úgy, hogy a fej és a szem a lehető legkevesebb kényelmetlen mozdulatot végezze,
• tartós képernyős munkánál a láb alá is érdemes állítható lábtámaszt tenni.

Az Ujjrend-edzés is képernyős munka. Ne a szünet helyett gyakorolj, hanem például a nap elején.

Mennyi időt takarítasz meg: tisztességes számítás

A gépelés sebességét a világon szó/percben mérik, ahol egy szó öt karakter. Magyarországon a leütés/perc a szokás, az Ujjrend mindkettőt megmutatja. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában, több mint 168 000 emberrel, akik mondatokat másoltak, az átlag 52 szó/perc volt (kb. 260 leütés/perc). A leglassabb tized 26 szó/perc (kb. 130 leütés/perc) alatt, a leggyorsabb 78 szó/perc (kb. 390 leütés/perc) fölött írt.

Egy példa a szemléltetésre: ha naponta 1500 szót írsz, 30 szó/perc mellett (kb. 150 leütés/perc) a puszta gépelés 50 percet vesz igénybe, 40 szó/perc mellett (kb. 200 leütés/perc) 37 és fél percet. A napi 12 és fél perc különbség egy 20 munkanapos hónapban több mint négy óra. A saját számaidat beírhatod a „Miért az Ujjrend” oldal kalkulátorába.

A példához két őszinte megjegyzés tartozik. Saját szövegnél gondolkodsz is, ezért a gyorsabb ujjak leginkább másolásnál és adatrögzítésnél jelennek meg. És maga a tanfolyam kevés: akik valaha elvégeztek egyet, azok a nagy vizsgálatban átlagosan csak nagyjából 5 szó/perccel (kb. 25 leütés/perccel) gépeltek gyorsabban a többieknél. A különbséget a rendszeres edzés és a szokások adják.

Nem kell elhinned a becsléseket. A bemeneti teszt megmutatja, honnan indulsz, a kontrollteszt egy hét, két hét, egy hónap, fél év és egy év után pedig azt, hogy a javulás kitartott-e. Az első hetekben lassabban mehet az írás, amíg a kezed megszokja az új helyeket.

A legpontosabb becslés a saját tesztged a tanfolyam előtt és után.

Tanfolyam a munka mellett, tanúsítvány a végén

A tanfolyam 30 leckéből áll hat modulban: alapsor, felső sor, alsó sor, ékezetes betűk, nagybetűk és írásjelek, valamint számok és jelek. Egy lecke 5–8 percig tart, összesen nagyjából két és fél–négy óra. A tanfolyam után a napi edzés folytatódik 5, 10, 15 vagy 20 percben a gyenge billentyűkből, az ismétlésből és a szövegből.

A rövid, rendszeres gyakorlásnak van kutatási alapja. Egy klasszikus, 1978-as vizsgálatban brit postai dolgozók tanultak kódokat gépelni, és a leghatékonyabban az a csoport tanult, amelyik naponta egy órát gyakorolt, nem az, amelyik két kétórás blokkban. Az ötperces leckéket a tanulmány nem vizsgálta. A rövid leckék a mi döntésünk ugyanezen elv alapján: inkább gyakrabban és rövidebben.

A tanfolyam háromperces vizsgával zárul. Utána tanúsítványt kapsz a sebességgel, a pontossággal és a hibaaránnyal, az iskolákban megszokott módon számolva. Kinyomtathatod PDF-ben, elküldhetsz egy ellenőrizhető hivatkozást, vagy felteheted a LinkedInre, ami jól jön, ha irodai állást keresel.

Ha nem szeretnéd, hogy a kollégáid megtaláljanak a nyilvános ranglistán, kikapcsolhatod. Ha bekapcsolva hagyod, akkor is csak a keresztneved vagy a becenéved és a városod látszik.

Naponta öt-nyolc perc a böngészőben, telepítés nélkül, tanúsítvánnyal a végén.